Arbeitnehmer müssen sich nach § 5 EntgFG (Entgeltfortzahlungsgesetz) grundsätzlich unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, beim Arbeitgeber krank melden.

Immer wieder wird uns die Frage gestellt, wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) gelöscht werden muss. In der Praxis als Datenschutzbeauftragte stellen wir bei neuen Kunden auch immer wieder fest, dass viele davon ausgehen, dass Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) überhaupt nicht gelöscht werden dürfen/müssen.

Allgemein kann man sagen, dass ein Arbeitgeber krankheitsbedingten Fehlzeiten solange speichern darf, wie sie für arbeitsrechtliche Maßnahmen erforderlich sind. Das hilft aber nur bedingt weiter.

Die Beantwortung hängt also vom Einzelfall ab. Es kommt u.a. darauf an wie lange der Arbeitnehmer im jeweiligen Jahr krank war. Hat er Fehltage von weniger als sechs Wochen, so sollten die AU Bescheinigungen nach einem Jahr gelöscht werden. Dies entspricht etwa  der Empfehlung des bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht

Unter Umständen ist aber auch eine Speicherung von bis zu drei Jahren angemessen. So etwa der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Er bezog sich insoweit aber auf eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts in der es um eine Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen ging.

Im Ergebnis bedarf es einer sorgfältigen Abwägung im Einzelfalle.

Wenn Sie Fragen zu Löschungsfristen haben helfen wir ihnen gerne. Wir helfen bei der Erstellung eines Löschkonzeptes